En formation à distance nous avons étudié et effectué des exercices sur l’outil de communication «e-mail».
C’est un sujet qui m’a beaucoup intéressé car on l’utilise assez souvent pour communiquer
Cela m’a permis de prendre conscience de mes erreurs et de m’améliorer pour rédiger un mail.
Facile à écrire et à transmettre, l’e-mail s’est généralisé dans les échanges intra et interentreprises.
Pour communiquer efficacement par mail, il existe plusieurs règles d’or simples à respecter, pour se faire entendre.
Je vais donc dans un premier temps vous parler des règles d’or simples pour bien communiquer, ensuite donner quelques conseils pour une bonne communication avec vos correspondants et enfin, je terminerai par les erreurs à éviter.
Les règles d’or
L’objectif du mail est de transmettre un message par Internet tout en espérant une réponse.
Les deux cibles concernées sont d’une part le correspondant avec lequel on entretient déjà régulièrement des contacts, donc il vous connaît et d’autre part le correspondant que l’on souhaite interpeller, voire convaincre pour entrer en relation avec ce dernier, par exemple les clients potentiels, les fournisseurs, etc.
Avant tout, il faut s’identifier en mettant le nom de l’expéditeur dans le champ prévu et en indiquant l’objet du message. Ces deux points nous aideront d’éviter la « corbeille » du destinataire du mail.
Le contenu du mail doit être concis, aéré et agréable à lire.
Nous pouvons envoyer des documents attachés c’est-à-dire en pièce jointe qui ne doivent pas dépasser plus de 500 ko. Les liens Internet sont à privilégier.
Le texte doit comporter au maximum 10 à 15 lignes. Bien entendu, il faut soigner la présentation, la grammaire et l’orthographe.
Notez bien que les mots en majuscule peuvent signifier que vous êtes en colère et que vous criez, réfléchissez bien donc avant d’envoyer des mots ou une phrase en majuscule.
Il faudra faire attention à la mise en page car tout le monde ne possède pas un grand écran, utiliser des polices classiques adaptées.
Il existe deux types de destinataires. D’une part, les destinataires du mail qui doivent généralement y répondre et d’autre part ceux qui doivent simplement être informés. Ainsi, ils seront donc en copie conforme (Cc).
Avant d’envoyer le mail à son destinataire, prendre du recul, se relire car une fois le mail envoyé, c’est irréversible. On ne pourra plus revenir en arrière.
Nous pouvons aussi définir la priorité des messages selon leur importance ou leur urgence.
Pour être crédible, nous ne devons surtout pas utilisez pas cette option sur tous les envois de des messages.
Les conseils à respecter sont les suivants
Vérifiez le message avant l’envoi pour éviter les gaffes et/ou les dégâts
Envoyez le mail en copie cachée à tous les destinataires
Créez un groupe
Il est primordial d’installer un antivirus sur votre ordinateur
Avant de faire suivre un mail, assurez-vous que vous avez la permission de l’auteur
Ne pas oublier la formule de politesse du style : « bien à vous », « cordialement », « sincères salutations »
Les erreurs à éviter sont les suivantes
Évitez de participer à la circulation des chaînes qui sont souvent néfastes et ne présentent aucun intérêt pour vos correspondants.
À proscrire, l’envoi d’informations confidentielles, des mots de passe ou encore le numéro de carte bancaire ou autres.
En conclusion...
Pour communiquer efficacement par mail, il existe plusieurs règles d’or simples à respecter, pour se faire entendre.
Il est très important de prendre en compte les conseils et les erreurs à éviter afin de communiquer par mail.
L’e-mail est un outil de communication simple, rapide et peu coûteux.
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